【Excel VBA】就労支援施設の勤怠データ作成・給与計算の丸め処理を自動化するマクロ

毎月の勤怠データの転記と時間計算から解放！
Excel VBAで勤怠管理を効率化した事例

こんにちは！

「就労支援システム（ノウビーなど）からダウンロードした作業時間データを、毎月手作業でExcelに転記している…」
「給与計算のために、出退勤時間を10分単位に丸めたり、休憩時間を差し引いたりする計算ミスが怖い…」

就労継続支援事業所や福祉施設などで勤怠管理業務に携わっている方なら、こうした月末の煩雑な事務作業に心当たりがあるのではないでしょうか。

今回は、ある就労事業所様からのご依頼で、システムから出力した作業時間データのCSV/Excelを読み込み、シフトマスタと照合して給与計算用の勤怠データ（アロー用ファイル）を自動生成するVBAマクロを開発した事例をご紹介します。

導入前は、不要なデータを手作業で削除し、一人ひとりのシフト時間や休憩時間を都度確認しながら電卓を叩いて計算していたため、月末月初は長時間の残業が発生していました。

マクロの実行画面：ワンクリックで複雑な計算と出力が完了します

Excel VBAマクロの主な機能

1. 氏名と社員コードの自動紐付け（重複チェック機能付き）

出力された元データの「氏名」をもとに、Excelの設定シート（N-C-S-Rシート）に事前登録されたマスタデータを検索し、「社員コード（ID）」を自動で紐付けます。
また、同姓同名や社員番号の重複登録を未然に防ぐため、マスタ登録時に重複を検知してアラートを出す機能（Sheet2.cls）も実装しており、データ連携時のエラーを防止します。

2. シフト時間・休憩時間の自動判定と控除

対象スタッフの出退勤打刻時間に対し、シフトの開始・終了予定時間（S-Tシート）や、決められた休憩時間（R-Tシート）を自動で引き当てます。
「打刻時間が休憩時間にかぶっている場合はどうするか？」「シフト開始前や終了後の打刻をどう処理するか？」といった複雑な条件分岐（funcMod.bas）をプログラムが自動で判定し、正しい実働開始・終了時間を算出します。

3. 給与計算用の時間丸め処理

給与計算システムへ取り込むため、打刻時間を「10分単位」などで自動的に切り捨て（丸め）処理を行います。
たとえば、「16:08」の退勤打刻は「16:00」に、「15:42」は「15:40」に自動で補正されるため、目視確認や手計算によるミスが完全にゼロになります。

4. 指定フォーマットへの自動出力とファイル生成

計算が完了したデータは、給与計算ソフト（アローなど）に取り込み可能な専用フォーマット（フォームシート）に転記され、「完成データ」フォルダ内に年月と事業所番号を付与したファイル名（例：allow2026-XX-syukkin.xlsx）で自動保存されます。
未登録のスタッフがいた場合は処理を中断し、対象者の氏名をアラートで知らせる安全設計です。

完成データ：給与計算ソフトにそのまま取り込める形式で自動出力されます

導入効果：勤怠管理の自動化で得られたメリット

作業時間の大幅削減とミスの撲滅

これまで数時間から丸一日かかっていた月末の勤怠集計作業が、元データを指定のフォルダに置いて「勤怠データ作成」ボタンを押すだけの数十秒で完了するようになりました。
電卓や手作業による丸め計算がなくなったため、給与計算のミスがなくなり、スタッフからの信頼性も向上しました。

誰でも使えるシンプルな操作性

マスタシートの更新さえ行えば、ITに詳しくない事務スタッフの方でも簡単に操作が可能です。
エラーチェック機能が充実しているため、事前の登録漏れなどもすぐに見つけることができ、手戻りが大幅に少なくなりました。

開発コストと費用対効果

このような、外部システムから出力したデータのクレンジング、複雑な条件での時間計算、指定フォーマットへの帳票出力を一貫して行うExcel VBAマクロの開発費用は、およそ20,000円〜30,000円程度です。

毎月の事務作業にかかっていた人件費や、計算ミスによる修正対応の手間を考慮すると、導入後数ヶ月で十分に元が取れる費用対効果の高いツールと言えます。

福祉施設や事業所特有の複雑なシフト体系や給与ルールに合わせたオーダーメイドのツール作成も承っております。
勤怠管理や事務作業の自動化にご興味がありましたら、まずはお気軽にご相談ください。
貴社の業務フローに最適なExcel VBAソリューションをご提案いたします。